L’organizzazione di una video conferenza multilingue è un compito delicato. Per mettere in contatto tra loro fornitori e partner commerciali provenienti da più Paesi è fondamentale accertarsi che ciò che viene detto durante la conferenza venga consegnato senza errori né imprecisioni a chi ascolta.

Per questo motivo, aziende, organizzatori e istituzioni si affidano alla professionalità degli interpreti simultanei per la buona riuscita di meeting e incontri.

Oltre alle competenze umane, una video conferenza necessita chiaramente di un’infrastruttura tecnologica capace di supportare il lavoro degli interpreti. Stiamo parlando di piattaforme come Rafiky, per esempio, capace di offrire soluzioni di interpretazione simultanea in remoto e di garantire una comunicazione stabile tra i partecipanti.

Avendo supportato centinaia di video conferenze multilingue in passato, abbiamo identificato alcune buone pratiche in grado di offrire supporto al lavoro degli interpreti e di garantire che l’evento si svolga senza intoppi.

Suggerimenti per una video conferenza multilingue

Ecco alcuni suggerimenti pratici affinché la video conferenza fili via liscia.

Non sopravvalutare mai le conoscenze tecnologiche dei partecipanti. Condividi le istruzioni della piattaforma con loro prima della riunione.

Ricorda ai tuoi partecipanti quali sono i requisiti tecnologici minimi per una buona esperienza. Ci riferiamo, per esempio, al settaggio audio e alla necessità di dotarsi di microfono e cuffie adeguate.

Condividi il materiale pertinente con gli interpreti prima della riunione. Anche se gli interpreti hanno familiarità con l’argomento della riunione, fornire loro materiali pertinenti li aiuterà a tirare fuori il massimo e a utilizzare il lessico e il gergo specifici dell’azienda.

Se sei l’organizzatore dell’evento, cerca di evitare i momenti di silenzio prima che la video conferenza inizi. In caso contrario, chi si è collegato per tempo (o in anticipo) potrebbe pensare che qualcosa non sta funzionando come dovrebbe.

Semplifica la vita degli interpreti

Il successo di una video conferenza dipende in larga parte dalle condizioni in cui gli interpreti si trovano a operare. Il primo aspetto che dovresti tenere a mente è la qualità dell’audio; un segnale in uscita di qualità è la condizione necessaria affinché gli interpreti comprendano, elaborino e restituiscano in maniera efficace un messaggio. Ma non solo. In quanto relatore dell’evento puoi fare di meglio e adottare ulteriori accorgimenti.

Scegli un luogo silenzioso e a prova di eco. Non solo ti aiuterà a concentrarti meglio sulla riunione, ma farà anche arrivare la tua voce forte e chiara al pubblico e agli interpreti.

Utilizza microfoni plug-in in stile USB. Evita di utilizzare microfoni integrati o wireless poiché possono generare eco o esaurire la batteria durante la riunione.

Mantieni l’ordine e tieni alta l’attenzione. In quanto relatore dovrai giocare su un doppio binario fatto di ordine e coinvolgimento. Assicurati che i partecipanti e gli interpreti parlino uno alla volte, onde evitare confusione, ma allo stesso tempo cerca di coinvolgere tutti: è molto facile per i partecipanti alla riunione sentirsi disimpegnati se non possono ascoltare correttamente o seguire la conversazione.

Organizza video conferenze con semplicità con Rafiky

Se stai pensando di organizzare un evento o una video conferenza multilingue a distanza, segui i consigli e i passaggi che ti abbiamo fornito in questo articolo per assicurare ai partecipanti una grandiosa esperienza.

Se vuoi saperne di più sulle offerte di Rafiky e sul modo in cui può esserti di aiuto, contattaci oggi stesso.

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